Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej

Załącznik
do Zarządzenia Nr CUW.0000.60.2024
Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej
z dnia 26 listopada 2024r.
w sprawie ustalenia „Wspólnej procedury zgłaszania naruszeń prawa 
i podejmowania działań następczych” w jednostkach obsługiwanych
przez Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej”

WSPÓLNA PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

obowiązująca w Jednostkach Obsługiwanych przez Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej na podstawie uchwały nr VI/148/2024 Rady Miejskiej w Bielsku-Białej z dnia 24 października 2024r. 

§ 1 Cel procedury

1. Bezstronną wewnętrzną jednostką organizacyjną, upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej (dalej: CUW);

2. Wspólna wewnętrzna procedura zostaje ustanowiona w Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej w celu przyjęcia przejrzystych zasad zgłaszania naruszeń prawa. 

§ 2 Definicje

Użyte w Procedurze pojęcia przyjmują następujące znaczenie:

1. Ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);

2. Procedura – niniejsza procedura;

3. Pracodawca – dyrektor / kierownik miejskiej jednostki organizacyjnej objętej zakresem działania CUW na podstawie uchwały VI/148/2024 Rady Miejskiej w Bielsku-Białej z dnia 24 października 2024 r.

4. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, mając uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa;

5. Rzecznik sygnalistów – należy przez to rozumieć osobę przyjmującą zgłoszenia;

6. Osoba Współpracująca – osoba współpracująca z rzecznikiem sygnalistów, która wykonuje czynności administracyjne, materialno-techniczne oraz pełni funkcję członka komisji opiniującej. Powoływana przez pracodawcę na wniosek Rzecznika sygnalistów;

7. Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie zawierające informację o naruszeniu prawa przekazane zgodnie z wymogami procedury;

8. Zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie zawierające informację o naruszeniu prawa przekazane Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu;

9. Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

10. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na jego rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

11. Działania następcze – działania podjęte na skutek złożenia zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zawartych w nim informacji, a jeśli to konieczne także działania niezbędne w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury;

12. Informacja zwrotna – przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

13. Osoba, której zgłoszenie dotyczy – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana; 

14. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

15. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownik lub członek rodziny sygnalisty;

16. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

17. Komisja opiniująca – należy przez to rozumieć osobę lub zespół osób upoważnionych przez pracodawcę do podejmowania czynności administracyjnych w związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia prawa oraz przetwarzania w niezbędnym zakresie w związku z postępowaniem wyjaśniającym danych osobowych, powoływany przez pracodawcę na wniosek rzecznika sygnalistów;

18. Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone przez rzecznika sygnalistów przy wsparciu komisji opiniującej w celu rozpoznania zgłoszenia;

19. Protokół końcowy – dokument przyjęty przez komisję opiniującą na skutek przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

20. Rozstrzygnięcie – decyzja wydana przez pracodawcę na skutek zakończenia postępowania wyjaśniającego;

21. Rejestr zgłoszeń – rejestr zgłoszeń prowadzony przez rzecznika sygnalistów;

§ 3 Zgłoszenie naruszenia prawa

1. Przedmiotem zgłoszenia może być naruszenie prawa poprzez działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem albo mające na celu obejście prawa, dotyczące następujących obszarów:

1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela –występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1 – 16.

2. Sygnalistą jest osoba fizyczna, o której mowa w art. 4 ust 1 ustawy, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w szczególności:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant.

3. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 2, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

4. Zgłoszenie może zostać złożone wewnętrznie na podstawie niniejszej Procedury lub z jej pominięciem do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich, odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących.

§ 4. Wewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa

1. Za zapewnienie warunków do przeprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz zasobów niezbędnych do jego realizacji w miejskiej jednostce organizacyjnej odpowiedzialny jest pracodawca.

2. Pracodawca obowiązany jest do współpracy z rzecznikiem sygnalistów.

3. Pracodawca na wniosek rzecznika sygnalistów wyznacza, spośród pracowników Osobę Współpracującą z rzecznikiem sygnalistów. Osoba ta wykonuje czynności administracyjne, materialno-techniczne oraz pełni funkcję członka komisji opiniującej.

4. Pracodawca, wyznaczając Osobę Współpracującą, upoważnia ją do realizowania zadań określonych w niniejszej procedurze.

5. Do zadań Osoby Współpracującej należy działanie na polecenie rzecznika sygnalistów, w szczególności uczestniczenie w pracach komisji opiniującej.

6. Zgłoszenie może zostać złożone pisemnie, przy wykorzystaniu wzoru zgłoszenia stanowiącego Załącznik nr 1 do Procedury, przesyłając je pocztą na adres: „Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej, ul. Akademii Umiejętności 1A, 43-300 Bielsko-Biała” z dopiskiem umieszczonym na zamkniętej kopercie „Rzecznik sygnalistów”.

7.  Zgłoszenie powinno obejmować w szczególności następujące elementy:
1) imię, nazwisko, miejsce pracy sygnalisty oraz stanowisko służbowe;
2) adres do korespondencji lub adres email jako adres do kontaktu z sygnalistą;
3) pełny opis naruszenia prawa i zdarzeń z jakich to naruszenie wynika, w szczególności:
- charakter wskazywanych naruszeń prawa,
- obszar działania (zgodnie z art. 3 ustawy);
- dane osób, które dopuściły się naruszeń prawa, których dotyczy zgłoszenie (nazwiska, stanowiska),
- dane osób które pomagały w złożeniu zgłoszenia;
- dane osób, które mogły stać się ofiarami naruszeń prawa,
- dane osób które mogły być świadkami opisywanych zdarzeń,
- jakie zachowanie / działania są zgłaszane?
- kiedy mniej więcej działanie się zaczęło? czy trwa nadal?
- czy powiadomiono już kogoś o tej sprawie? kto to ew. był?
- czy istnieją relacje pomiędzy wskazanymi powyżej osobami?
- jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować opisane naruszenia?

4) datę złożenia zgłoszenia.

8. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane.

9. Sygnalista na każdym etapie po złożeniu zgłoszenia, aż do jego rozpoznania może uzupełnić zgłoszenie, w tym złożyć materiały, które potwierdzają zajście określnych w sprawie faktów.

10. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia rzecznik sygnalistów potwierdza przyjęcie zgłoszenia.

11. W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia rzecznik sygnalistów przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

§ 5. Rzecznik sygnalistów

1. Osobą odpowiedzialną za przyjęcie zgłoszenia i prowadzenie postępowania wyjaśniającego jest rzecznik sygnalistów.

2.  W szczególności rzecznik sygnalistów:
1) przyjmuje i weryfikuje zgłoszenia;
2)  prowadzi postępowanie wyjaśniające;
3) podczas posiedzeń wewnętrznych komisji referuje zebrany materiał i przedstawia wyniki postępowania wyjaśniającego;
4) zleca osobie współpracującej zadania niezbędne do wykonania w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.

§ 6. Komisja opiniująca

1. Komisja opiniująca jest bezstronnym zespołem powoływanym na wniosek rzecznika sygnalistów, do zadań którego należy:

1) opiniowanie zebranego w toku wewnętrznego postępowania sprawdzającego przez rzecznika sygnalistów materiału dowodowego;
2) przygotowanie protokołu końcowego dotyczącego zgłoszenia, zawierającego wnioski i rekomendacje dalszych działań, w tym ewentualnych działań naprawczych;
3) przedstawienie pracodawcy protokołu w terminie 3 dni od dnia jego przyjęcia.

2. W skład komisji opiniującej wchodzi:
1) rzecznik sygnalistów – przewodniczący komisji;
2) osoba współpracująca z rzecznikiem sygnalistów – członek komisji;
3) radca prawny, świadczący obsługę prawną jednostki, której dotyczy zgłoszenie, powoływany doraźnie na wniosek rzecznika sygnalistów – członek komisji.

3. Skład komisji opiniującej rozpoznającej konkretne zgłoszenie może zostać zmieniony jeżeli osobą, której dotyczy zgłoszenie jest jej członek lub wystąpi podejrzenie braku bezstronności, niezależności albo naruszenia poufności.

4. Pracodawca na miejsce tego członka niezwłocznie wskazuje inną osobę lub komisja rozpoznaje zgłoszenie w zmniejszonym składzie. 

5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy Kierownika / Dyrektora Miejskiej jednostki organizacyjnej, w takim przypadku postępowanie wyjaśniające toczy się przed komisją powołaną przez Sekretarza Miasta Bielska-Białej w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej.

§ 7 Postępowanie wyjaśniające

1. Po otrzymaniu zgłoszenia, rzecznik sygnalistów może zwołać, jednak nie wcześniej niż w terminie 7 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, pierwsze posiedzenie komisji opiniującej w danej sprawie. 

2. Rzecznik sygnalistów w ramach postępowania wyjaśniającego jest uprawniony do prowadzenia rozmów z osobami, które mogą posiadać istotną dla postępowania wiedzę, badania dokumentów lub kierowania zapytań do odpowiednich jednostek organizacyjnych.

3. Pracownik miejskiej jednostki organizacyjnej jest zobowiązany do stawienia się na wezwanie rzecznika sygnalistów oraz udzielenia wyjaśnień i/lub przedstawienia dokumentów istotnych dla sprawy, a wezwanie w tym względzie poczytuje się za polecenie służbowe. Imię i Nazwisko osoby wezwanej, data, godzina i miejsce spotkania są przekazywane pracodawcy celem usprawiedliwienia nieobecności w pracy osoby wezwanej.

4. Każda osoba biorąca udział w postępowaniu wyjaśniającym jest obowiązana do zachowania poufności co do okoliczności, o których dowiedziała się podczas tych czynności, co potwierdza podpisując oświadczenie o obowiązku zachowania poufności, stanowiące Załącznik nr 2 do Procedury.

5. Uczestnikom postępowania nie przekazuje się treści zgłoszenia i nie informuje tych osób o tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w złożeniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą.

6. Na skutek rozpoznania zgłoszenia, po zakończeniu postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez rzecznika sygnalistów, komisja opiniująca przygotowuje protokół zawierający co najmniej następujące informacje:

1) opis przedmiotu zgłoszenia;
2) opis podjętych czynności w postępowaniu wyjaśniającym;
3) opis ustalonego stanu faktycznego;
4) wnioski z postępowania wyjaśniającego, w tym w odniesieniu do tego czy zgłoszenie jest zasadne, niezasadne lub częściowo zasadne;
5) rekomendacje działań naprawczych w przypadku zgłoszenia zasadnego.

7. W przypadku zgłoszenia niezasadnego, rzecznik sygnalistów oddala zgłoszenie i umarza postępowanie wyjaśniające.

8. Rzecznik sygnalistów pozostawia zgłoszenie bez rozpoznania i nie podejmuje działań następczych w przypadku, gdy w ponownym zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia nie zawarto istotnych, nowych informacji w porównaniu ze zgłoszeniem wcześniejszym.

9. Komisja opiniująca przekazuje protokół pracodawcy w terminie 3 dni od jego podpisania.

10. Pracodawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu ostatecznie rozstrzyga sprawę i podejmuje odpowiednie do okolicznościach działania następcze. O wyniku rozstrzygnięcia informuje rzecznika sygnalistów.

11. Rzecznik sygnalistów przekazuje niezwłocznie informację na temat wyniku sprawy i sposobu jej rozstrzygnięcia sygnaliście, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji o wyniku rozstrzygnięcia sprawy.

12. Rzecznik sygnalistów prowadzi, z zachowaniem zasad poufności, rejestr zgłoszeń, zawierający co najmniej następujące informacje:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

§ 8 Poufność i ochrona danych osobowych

1. Rzecznik sygnalistów po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia.

2. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z prowadzonymi postępowaniami wyjaśniającymi przez organy publiczne lub sądowymi, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

3. Rzecznik sygnalistów zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, jak również osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu lub w toku postępowania wyjaśniającego, bez względu na to, czy udziela wyjaśnień, czy też nie.

4. Ochrona poufności rozumiana jest szeroko i dotyczy wszelkich informacji, które pozwalają pośrednio lub bezpośrednio zidentyfikować tożsamość uczestników postępowania wyjaśniającego.

5. CUW dopuszcza do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania w tym celu danych osobowych wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby te są jednocześnie zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, w których posiadanie weszły w ramach tych czynności, także po ustaniu stosunku pracy lub innego łączącego je z CUW stosunku prawnego.

§ 9 Zakaz działań odwetowych i ochrona sygnalisty

1. Pracodawca nie stosuje działań odwetowych ani prób lub gróźb ich podjęcia wobec jakichkolwiek osób zaangażowanych w złożenie zgłoszenia lub postępowanie wyjaśniające, w szczególności wobec sygnalisty, osoby powiązanej z sygnalistą, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

2. Zakazanymi działaniami odwetowymi są w szczególności:

1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony po rozwiązaniu umowy na czas próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta;
4) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu;
6) pominiecie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystna zmiana miejsca lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
14)  mobbing;
15)  dyskryminacja;
16)  niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
17) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym psychiatryczne;
19) działania zmierzające do utrudnienia zatrudnienia w przyszłości w danym sektorze lub danej branży;
20) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej i utraty dochodu;
21) wyrządzenie szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

3. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działania, o których mowa w ust. 2  nie są działaniami odwetowymi.

4. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

5. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy by sądzić, ze informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informacje o naruszeniu prawa.

6. Osoba, która złożyła zgłoszenie bez uzasadnionych podstaw by sądzić, że jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa nie korzysta z ochrony na zasadach przyznanych sygnaliście.

7. Ochrona przed działaniami odwetowymi oraz przed innymi skutkami zgłoszenia, o których mowa w Procedurze przysługuje również osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, oraz osobie powiązanej z sygnalistą.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Procedura nie wyłącza praw i obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

2. Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji pracodawca przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

3. Procedura została ustalona po konsultacji z zakładową organizacją związkową działającą w poszczególnych jednostkach organizacyjnych miasta objętych niniejszą procedurą.

Załącznik nr 1
do Procedury zgłaszania naruszeń prawa

Formularz zgłoszenia - wzór

1. Data sporządzenia zgłoszenia:……………………………………………………………………….

2. Dane sygnalisty:...............................……………………………………............................................
(Imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, dane do korespondencji)

3. Obszary naruszeń prawa (zgodnie z art. 3 ust. 1 stawy):…………….………………………………

4. Wnoszę o utajnienie moich danych:[1]……..TAK / NIE

5. Treść zgłoszenia (pouczenie pkt 1):..…..……….……………………………………………………

6. Ewentualne dowody w formie załączników (pouczenie pkt 2).………………………………………

7. Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:

1) działam w dobrej wierze,
2) posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
3) nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
4) ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
5) znana jest mi obowiązująca procedura zgłaszania przypadków naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.
6) Zapoznałem się z klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych w podmiocie prawnym, w którym zgłaszam informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ustawy, w szczególności jest to pracodawca.

................................................................................
(data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia)

POUCZENIA

1. Treść zgłoszenia: zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszeń prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniach prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie. Jeżeli sytuacji naruszeń prawa było więcej niż jedno należy je wszystkie wymienić w porządku chronologicznym;

2. Dowody i załączone materiały należy wskazać wszystkie informacje jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia. W szczególności dowodem mogą być: dokumenty, korespondencja e-mail, nagrania, pliki w postaci elektronicznej, zdjęcia, wskazanie świadków;

3.Odszkodowanie lub zadośćuczynienie należne od sygnalisty: Zgodnie z art. 15 ustawy osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych: Obowiązek informacyjny wynikający z art. z art. 13  oraz 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. 2016.119.1. z dnia 4 maja 2016 r.), - zwanego dalej RODO, winien zostać spełniony przez podmiot prawny, w którym sygnalista zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ustawy, w szczególności jest to pracodawca.

Załącznik nr 2
do Procedury zgłaszania naruszeń prawa

Wzór oświadczenia

członka komisji opiniującej o zachowaniu poufności i tajemnicy służbowej oraz braku okoliczności uzasadniających wyłączenie ze składu komisji

O Ś W I A D C Z E N I E

Oświadczam, że zapoznałam/em się z przepisami o ochronie danych osobowych i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

Mam świadomość odpowiedzialności karnej i porządkowej wynikającej z naruszenia poufności informacji i tajemnicy służbowej wynikającej z przepisów powszechnie obowiązujących, w tym w szczególności z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928)

Zobowiązuję się również do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia, również po ustaniu zatrudnienia lub innego stosunku prawnego łączącego mnie z podmiotem prawnym, którego dotyczy zgłoszenie, unieważnieniu upoważnienia lub upływie jego ważności.

Oświadczam, że nie istnieją żadne okoliczności i związki mogące mieć wpływ na moją bezstronność jako członka komisji opiniującej w związku ze zgłoszeniem nr …………………….

.....................................................................
(data i czytelny podpis składającego oświadczenie)

 
[1] Niepotrzebne skreślić. Domyślnie dane nie są utajniane.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych 
– zgłaszanie naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1. z dnia 4 maja 2016 r.), - zwanego dalej RODO, informujemy iż:

1.       Administratorem danych osobowych jest Teatr Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej reprezentowany przez Dyrektora Naczelnego i Artystycznego, z siedzibą: 43-300 Bielsko-Biała, ul. Adama Mickiewicza 20,e-mail: [email protected], tel. 33 815 09 14.

2.       Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: pisemnie na adres siedziby Administratora lub elektronicznie: e-mail: [email protected].

3.       Dane osobowe będą przetwarzane na potrzeby analizy, weryfikacji i wyjaśnienia zgłaszanych nieprawidłowości. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.

4.       Podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy, nie dłużej niż przez okres 3 lat, a następie zostaną usunięte.

5.       Dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie podmiotom lub organom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, tj. Centrum Usług Wspólnych w Bielsku-Białej, TSB Kancelaria Radcy Prawnego Tomasz Baraniecki, a także podmioty zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych systemów informatycznych.

6.       W zakresie przetwarzania danych osobowych posiadają Państwo następujące prawa: dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania swoich danych osobowych, usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych, - przy czym możliwość skorzystania z wyżej wymienionych praw uzależniona jest od spełnienia przesłanek określonych w przepisach prawa oraz podstawy prawnej i celu przetwarzania danych osobowych. 

7.       W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób niezgodny z prawem, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie.

8.       Podanie danych Podanie danych przez sygnalistę:

a) w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów.

b) w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście.

c) w przypadku ewentualnego wyrażenia zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, jest dobrowolne.

9.       Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą profilowane.