Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej
Zarządzenie nr D.021.26.2024
Dyrektora Naczelnego i Artystycznego
Teatru Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana
z dnia 25.09.2024 r.
w sprawie wprowadzenia Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej.
Na podstawie art. 23, 24, 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) zarządzam, co następuje:
§ 1
Wprowadzam do stosowania Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
1. Powołuję Koordynatora ds. naruszeń w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej – Panią Jolantę Copiję.
2. Do obowiązków Koordynatora ds. naruszeń należy w szczególności:
1) przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
2) wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia;
3) wzywanie osoby zgłaszającej do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania;
4) zapoznanie osoby zgłaszającej naruszenie z klauzulą informacyjną i uprawnieniach wynikających z obowiązujących przepisów;
5) utrzymywanie stałego kontaktu z osobą zgłaszającą oraz udzielanie jej informacji o podjętych działaniach następczych;
6) prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej;
7) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
8) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań.
§ 3
1. Zobowiązuję wszystkich pracowników Teatru Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej do zapoznania się z Procedurą, o której mowa w § 1.
2. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami Procedury stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości osobom wykonującym pracę na rzecz Teatru i opublikowania na stronie internetowej Teatru.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr D.021.26.2024
z dnia 25.09.2024 r.
Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej
§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Podstawowym celem Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej.
3. Niniejsza Procedura służy do zgłaszania naruszeń prawa, o których mowa w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928). Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne - ustanowione na podstawie odrębnych regulacji wewnętrznych, które powinny być wykorzystane do tych celów.
4. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych została ustalona po konsultacji z przedstawicielami KZ NSZZ „Solidarność” w Teatrze Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej.
§ 2
DEFINICJE
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
1) Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
2) Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).
3) Teatrze/Pracodawcy – rozumie się przez to Teatr Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej.
4) Dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora Naczelnego i Artystycznego.
5) Pracowniku – rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z Teatrem w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy.
6) Współpracowniku – rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz Teatru na podstawie umowy cywilnoprawnej.
7) Koordynatorze ds. naruszeń - rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i przekazywania informacji zwrotnych.
8) Zespole ds. naruszeń – rozumie się przez to powołaną odrębnym zarządzeniem Dyrektora Teatru wewnętrzną Komisję, której przewodniczy Koordynator ds. naruszeń. Do zadań Zespołu ds. naruszeń należy podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
9) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
10) Zgłoszeniu – rozumie się przez to przekazanie, w trybie określonym w niniejszej Procedurze, przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o naruszeniu prawa.
11) Naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 Ustawy.
12) Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
13) Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.
14) Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.
15) Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
16) Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.
17) Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
18) Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
19) Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
20) Postępowanie wyjaśniające – podejmowanie wszelkich czynności prawem dozwolonych polegających na zbieraniu informacji oraz dowodów i ich zabezpieczenie w celu dokonania oceny, czy miało miejsce naruszenie objęte zgłoszeniem.
§3
OSOBY UPOWAŻNIONE DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ I DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń w Teatrze oraz przekazywania informacji zwrotnych jest Koordynator ds. naruszeń, a w razie jego nieobecności inna osoba upoważniona przez Dyrektora Teatru.
2. W przypadku, gdy nieprawidłowość dotyczy lub istnieje podejrzenie, że może dotyczyć osoby wskazanej w ust. 1, Dyrektor Teatru wyznacza inną osobę upoważnioną.
3. Podmiotem uprawnionym do prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia oraz do podejmowania działań następczych jest Zespół ds. naruszeń.
4. Zespół ds. naruszeń, składający się co najmniej z trzech osób, powoływany jest doraźnie zarządzeniem Dyrektora Teatru, na wniosek Koordynatora ds. naruszeń, w terminie 7 dni od przyjęcia zgłoszenia.
5. Rozpatrzenie zgłoszenia naruszenia następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
6. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
7. W związku z realizowanymi zadaniami w ww. zakresie upoważnione osoby są zobowiązane do traktowania wszystkich zgłoszeń z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu koniecznością kierowania się zasadą bezstronności i obiektywizmu.
8. Wymienieni powyżej pracownicy realizują zadania określone w Procedurze na podstawie pisemnego upoważnienia pracodawcy.
§ 4
ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE
1. Osoba przyjmująca zgłoszenie zabezpiecza je przed dostępem osób nieuprawnionych.
2. Zgłoszenia dokonuje się poprzez dedykowane kanały informacyjne:
a) pocztą na adres: Teatr Lalek Banialuka im. Jerzego Zitzmana w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Adama Mickiewicza 20, z dopiskiem: „Do rąk własnych Koordynatora ds. naruszeń”;
b) pocztą elektroniczną na adres: [email protected];
c) osobiście Koordynatorowi ds. naruszeń – w formie papierowej;
d) ustnie: telefonicznie pod numerem tel. 33 815 09 14 wew. 011 lub na wniosek Sygnalisty, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od daty otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
3. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) dokładnej transkrypcji rozmowy, lub
c) protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
4. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie
5. Zgłoszenie powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
a) dane osobowe zgłaszającego;
b) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
c) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
d) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie;
e) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
f) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
g) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
h) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
6. Wzór Zgłoszenia o naruszeniu prawa stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
7. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo.
8. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
9. Wzór Potwierdzenia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
§ 5
1. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią Ustawy, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
3. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
4. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Sygnalista świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Teatru związanej z fałszywym zgłoszeniem.
§ 6
ANALIZA ZGŁOSZENIA I POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
1. Po przyjęciu i zarejestrowaniu zgłoszenia Koordynator ds. naruszeń przekazuje zgłoszenie Dyrektorowi Teatru, który wyznacza Zespół ds. naruszeń do rozpatrzenia zgłoszenia.
2. Zespół ds. naruszeń podejmuje czynności, o których mowa w § 3 ust. 3.
3. W sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, Zespół ds. naruszeń przekazuje informację Dyrektorowi Teatru, który może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
4. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu. Decyzję o wszczęciu postępowania wyjaśniającego podejmuje Dyrektor Teatru na podstawie informacji otrzymanej od Zespołu ds. naruszeń.
5. Do udziału w postępowaniu wyjaśniającym, Zespół ds. naruszeń może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów.
6. Zespół ds. naruszeń rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia wpływu zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
7. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół ds. naruszeń wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
8. Na podstawie rekomendacji , o których mowa w ust. 7 Dyrektor podejmuje stosowne decyzje.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół ds. naruszeń przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.
§ 7
ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH (OCHRONA SYGNALISTY)
1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z Ustawą.
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
5) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
6) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
7) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
8) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
9) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
10) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
11) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
12) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
13) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
14) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
15) mobbing;
16) dyskryminacja;
17) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
18) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
19) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
20) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
21) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
22) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 4 powyżej. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w Ustawie.
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
§ 8
DANE OSOBOWE
1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, oraz innym osobom nieupoważnionym.
4. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych.
5. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 9
REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. W Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych rejestruje się każde zgłoszenie, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Koordynator ds. naruszeń.
3. Rejestr zawiera w szczególności:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu Sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
4. Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury
5. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 10
INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy.
3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i współpracowników, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.
§ 11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Dyrektor Teatru.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok przez Dyrektora Teatru.
3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości.
4. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Teatru pod adresem: https://bip.banialuka.pl/ w zakładce Procedura zgłoszeń wewnętrznych.
5. Załączniki do niniejszej Procedury:
1) Załącznik Nr 1 – Zgłoszenie naruszeniu prawa
2) Załącznik Nr 2 – Potwierdzenie zgłoszenia naruszenia prawa
3) Załącznik Nr 3 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych (wzór)